Belegabruf bei Vollsortimentern für Großhandlungen
Auch Ihre Pharmagroßhandlung braucht Kontrolle über den eigenen Einkauf. Mit dem Belegabruf bei Vollsortimentern stellt apoprüfung Einkaufsbelege bereit und prüft die dazugehörigen Abrechnungen und Konditionen.
Die Lieferanten Ihres eigenen Einkaufs einbeziehen
Der Belegabruf richtet sich an die Vollsortimenter, bei denen Ihre Großhandlung selbst bestellt. Sie buchen die Funktion je unterstützter Lieferantenbeziehung und hinterlegen die jeweiligen Portalzugangsdaten. Apoprüfung ruft die Großhandelsbelege automatisch ab. Tages-, Monats- und Gutschriftsbelege stehen anschließend für Ihre Kontrolle und weitere Bearbeitung zur Verfügung.
Unterstützte Vollsortimenter und rückwirkender Abruf
Der Abruf wird für Sanacorp, NOWEDA, Alliance Healthcare und PHOENIX angeboten. Apoprüfung ruft Belege auch drei Monate rückwirkend ab und wertet sie aus. Damit können Sie bereits zurückliegende Einkaufszeiträume betrachten. Wählen Sie für die erste Auswertung einen Lieferanten und Zeitraum, zu dem Sie die vereinbarten Konditionen bereithalten.
Aus Belegen eine Prüfgrundlage machen
Der Belegabruf umfasst Beleg-, Rechnungs- und Konditionsprüfung. Neben dem Dokumentenzugriff erhalten Sie damit Auswertungen zu Abrechnungen sowie zum Abgleich von Rabatten und Skonto. Anhand von Belegdatum, Belegnummer, Belegart und Vollsortimenter ordnen Sie einen Vorgang der richtigen Lieferantenbeziehung zu.
Unterlagen für Rückfragen oder Beratung bereitstellen
Ausgewählte Belege können Sie als PDFs gesammelt in einer ZIP-Datei herunterladen. Das erleichtert die Vorbereitung einer konkreten Rückfrage an Ihren Lieferanten. Wenn Sie mit einer verbundenen Apothekenberatung zusammenarbeiten, kann diese die vorgesehenen Auswertungen Ihres gebuchten Belegabrufs für die Mandantenbetreuung nutzen.
Ist der Belegabruf an meine Angebotsdatei gekoppelt?
Belegabruf und Angebotsdatei sind separat buchbare Funktionen. Der Belegabruf unterstützt Ihren eigenen Einkauf, die Angebotsdatei Ihr Geschäft mit Apotheken. Die Preisübersicht zeigt beide Optionen.
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Bei Vertretungen den Bearbeitungsstand erhalten
Unsere Arbeitshilfe beschreibt, wie Sie offene Belegfragen im Einkauf übergeben und die nächsten Schritte nachvollziehbar festhalten.
Fehlender Beleg oder noch ungeklärter Dokumentbezug?
Wenn eine Einkaufsunterlage nicht auffindbar scheint, grenzen Sie zuerst den gesuchten Vorgang ein. Eine Tagesrechnung, eine Monatsabrechnung und eine Gutschrift können unterschiedliche Referenzen tragen. Notieren Sie Lieferant, erwartete Belegart und Zeitraum, bevor Sie aus der Suche auf eine Lücke schließen.
Prüfen Sie anschließend, ob Sie die richtige Lieferantenbeziehung betrachten und ob der gesuchte Zeitraum vom verfügbaren Abruf erfasst wird. Ein Dokument außerhalb des beschriebenen rückwirkenden Abrufzeitraums darf nicht als automatisch verfügbar vorausgesetzt werden. Bei ungeklärtem Abrufstatus stimmen Sie den Vorgang mit der zuständigen Stelle ab; Zugangsdaten gehören dabei nicht in eine allgemeine E-Mail.
Ein Dokumentenpaket mit nachvollziehbarem Umfang übergeben
Ergänzen Sie einen Belegexport intern um eine kurze Beschreibung seines Umfangs: Lieferant, Zeitraum und noch fehlende Unterlagen. So wird ein ausgewähltes PDF-Paket nicht versehentlich als vollständige Einkaufsakte verstanden. Für die anschließende Auswertung erläutert Einkaufszeiträume vergleichen, weshalb ein gleicher Belegumfang für die Einordnung wichtig ist.
Häufige Fragen: Belegabruf bei Vollsortimentern für Großhandlungen
Bei welchen Vollsortimentern kann eine Großhandlung Einkaufsbelege abrufen lassen?
Der Belegabruf wird für Sanacorp, NOWEDA, Alliance Healthcare und PHOENIX angeboten. Er richtet sich an die Vollsortimenter, bei denen Ihre Großhandlung selbst bestellt. Sie buchen die Funktion je unterstützter Lieferantenbeziehung und hinterlegen die jeweiligen Portalzugangsdaten. Danach ruft apoprüfung die Großhandelsbelege automatisch ab und stellt sie mit den zugehörigen Auswertungen bereit.
Wie weit rückwirkend ruft apoprüfung Einkaufsbelege ab?
apoprüfung ruft Großhandelsbelege auch drei Monate rückwirkend ab und wertet sie aus. So können Sie bereits zurückliegende Einkaufszeiträume betrachten. Wählen Sie für die erste Auswertung einen Lieferanten und Zeitraum, zu dem Sie die vereinbarten Konditionen bereithalten. Ein Dokument außerhalb dieses rückwirkenden Abrufzeitraums sollten Sie nicht als automatisch verfügbar voraussetzen.
Welche Belegarten stellt der Belegabruf für Großhandlungen bereit?
Nach dem automatischen Abruf stehen Tages-, Monats- und Gutschriftsbelege für Ihre Kontrolle und weitere Bearbeitung zur Verfügung. Anhand von Belegdatum, Belegnummer, Belegart und Vollsortimenter ordnen Sie einen Vorgang der richtigen Lieferantenbeziehung zu. Beachten Sie, dass Tagesrechnung, Monatsabrechnung und Gutschrift unterschiedliche Referenzen tragen können, wenn Sie nach einem bestimmten Dokument suchen.
Welche Zugangsdaten benötigt der automatische Belegabruf?
Für jede gebuchte Lieferantenbeziehung hinterlegen Sie die jeweiligen Portalzugangsdaten des Vollsortimenters. Damit kann apoprüfung die Großhandelsbelege automatisch abrufen. Zugangsdaten gehören nicht in allgemeine E-Mails, Übergabenotizen oder Kontaktformulare. Bei einem ungeklärten Abrufstatus stimmen Sie den Vorgang mit der zuständigen Stelle ab, ohne dabei Anmeldedaten weiterzugeben.
Wie lade ich mehrere Einkaufsbelege gesammelt herunter?
Ausgewählte Belege können Sie als PDFs gesammelt in einer ZIP-Datei herunterladen. Das erleichtert die Vorbereitung einer konkreten Rückfrage an Ihren Lieferanten oder die Weitergabe an eine Beratung. Ergänzen Sie den Export intern um eine kurze Beschreibung seines Umfangs mit Lieferant, Zeitraum und noch fehlenden Unterlagen. So wird ein ausgewähltes Paket nicht versehentlich als vollständige Einkaufsakte verstanden.
Was tun, wenn ein Einkaufsbeleg im Abruf scheinbar fehlt?
Grenzen Sie zuerst den gesuchten Vorgang ein und notieren Sie Lieferant, erwartete Belegart und Zeitraum, bevor Sie auf eine Lücke schließen. Prüfen Sie dann, ob Sie die richtige Lieferantenbeziehung betrachten und ob der Zeitraum vom rückwirkenden Abruf erfasst wird. Bleibt der Abrufstatus ungeklärt, stimmen Sie den Vorgang mit der zuständigen Stelle ab. Zugangsdaten gehören dabei nicht in eine allgemeine E-Mail.
Kann eine Apothekenberatung die Auswertungen meines Belegabrufs nutzen?
Wenn Ihre Großhandlung mit einer verbundenen Apothekenberatung zusammenarbeitet, kann diese die vorgesehenen Auswertungen Ihres gebuchten Belegabrufs für die Mandantenbetreuung nutzen. Zusätzlich können Sie ausgewählte Belege als PDF-Paket exportieren und für ein Gespräch bereitstellen. Welche Unterlagen Sie weitergeben, entscheiden Sie anhand der konkreten Frage und Ihrer vereinbarten Kommunikationswege.
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