Einkaufszeiträume im Pharmagroßhandel vergleichen

Die Frage hinter dem Vergleich benennen

Überlegen Sie zuerst, was Sie mit dem Vergleich klären möchten. Geht es um die Einordnung eines einzelnen Abrechnungszeitraums, um eine Veränderung im eigenen Einkauf oder um die Vorbereitung eines Lieferantengesprächs? Daraus ergibt sich, welche Unterlagen und welche Größen betrachtet werden sollen.

Der Vergleich betrifft hier Ihren eigenen Einkauf bei Vollsortimentern. Artikelangebote, die Sie für Apotheken bereitstellen, gehören zu einer anderen Geschäftsbeziehung und sollten in dieser Fragestellung getrennt bleiben.

Lieferantenbezug und Umfang abgleichen

Halten Sie fest, welchen Lieferanten und welchen Zeitraum jede Auswertung betrifft. Vergleichen Sie gleichartige Ausschnitte und prüfen Sie, ob die jeweils benötigten Belege verfügbar sind. Eine Auswertung für einen Teil eines Zeitraums und eine vollständiger abgedeckte Periode haben eine unterschiedliche Ausgangsbasis.

• Beziehen sich die Unterlagen auf dieselbe Einkaufsbeziehung?
• Sind Beginn und Ende der betrachteten Zeiträume eindeutig?
• Welche Belegarten liegen jeweils vor?
• Sind offene Dokumentbezüge oder noch fehlende Unterlagen bekannt?
• Welche Vereinbarungen wurden für den jeweiligen Zeitraum hinterlegt?

Mengen, Werte und Bedingungen unterscheiden

Eine Veränderung eines ausgewiesenen Umsatzes beantwortet nicht dieselbe Frage wie eine veränderte Packungszahl. Benennen Sie deshalb die Größe, die Sie betrachten, und halten Sie den jeweiligen Bezug fest. So bleibt erkennbar, ob Sie eine Menge, einen Wert oder eine Konditionsangabe besprechen.

apoprüfung bereitet im gebuchten Belegabruf Auswertungen zur Rechnungs- und Konditionsprüfung auf. Für die Einordnung einzelner Größen helfen die Beiträge zur Rechnungsprüfung auf PZN-Ebene und zum Prüfen von Einkaufskonditionen.

Unterschiede als Gesprächspunkte dokumentieren

Notieren Sie, welche Veränderung aus der Gegenüberstellung hervorgeht und welche Erklärung noch fehlt. Allein aus einem Unterschied zwischen zwei Zeiträumen ergibt sich noch nicht dessen Ursache. Die zugehörigen Belege und Vereinbarungen helfen Ihnen, die Frage einzugrenzen.

Eine sachliche Notiz kann lauten: „Die betrachtete Größe unterscheidet sich zwischen den beiden Zeiträumen. Bitte die zugrunde liegenden Belege und die jeweils hinterlegten Angaben gemeinsam durchsehen.“ Ergänzen Sie dazu die konkreten Referenzen in Ihrer internen Arbeitsablage.

Die weitere Bearbeitung abstimmen

Vereinbaren Sie, wer offene Punkte klärt und wann der Vergleich erneut besprochen wird. Halten Sie ergänzende Antworten bei den ursprünglichen Unterlagen fest. Die Arbeitshilfe zur Übergabe offener Belegfragen unterstützt dabei, den Bearbeitungsstand im Team nachvollziehbar zu halten.

Praxisfall: Gleicher Umsatz, anderer Einkaufsmix

Zwei Monate können einen ähnlichen Einkaufsumsatz haben und trotzdem unterschiedliche Packungszahlen oder Warenanteile aufweisen. Ein Vergleich des Endbetrags verdeckt diese Unterschiede. Prüfen Sie deshalb, ob sich der betrachtete Artikelumfang oder die Zusammensetzung nach Rx, OTC und HP verändert hat, bevor Sie eine Konditionswirkung vermuten.

Auch ein unveränderter Durchschnittswert kann unterschiedliche Einzelentwicklungen zusammenfassen. Halten Sie fest, welche Größe Ihre Aussage tatsächlich trägt. „Der Gesamtumsatz ist ähnlich“ ist eine engere und belastbarere Aussage als „Der Einkauf ist unverändert“, wenn weitere Bezugsgrößen nicht geprüft wurden.

Grenzen des Vergleichs sichtbar mitgeben

Vermerken Sie bekannte Lücken direkt bei Ihrer Gegenüberstellung: fehlende Unterlagen, unterschiedliche Periodenlängen oder eine geänderte Vereinbarung. So kann eine später lesende Person erkennen, weshalb ein Ergebnis nur vorläufig eingeordnet wurde. Die Vergleichsnotiz erstellen Sie mit Ihren vorhandenen Arbeitsmitteln. Für Fragen zur vertraglichen Grundlage ergänzt Einkaufskonditionen prüfen diese Betrachtung.

Häufige Fragen: Einkaufszeiträume im Pharmagroßhandel vergleichen

Wie vergleiche ich zwei Abrechnungsmonate meines Einkaufs sinnvoll?

Benennen Sie zuerst, was der Vergleich klären soll: die Einordnung eines Zeitraums, eine Veränderung im Einkauf oder die Vorbereitung eines Lieferantengesprächs. Vergleichen Sie dann gleichartige Ausschnitte derselben Einkaufsbeziehung mit eindeutigem Beginn und Ende. Prüfen Sie, welche Belege jeweils vorliegen und welche Vereinbarungen hinterlegt sind. Eine teilweise und eine vollständiger abgedeckte Periode haben eine unterschiedliche Ausgangsbasis.

Warum bedeutet ein ähnlicher Einkaufsumsatz nicht, dass der Einkauf unverändert ist?

Zwei Monate können einen ähnlichen Umsatz haben und trotzdem unterschiedliche Packungszahlen oder Warenanteile aufweisen. Ein Vergleich des Endbetrags verdeckt solche Unterschiede. Prüfen Sie daher, ob sich der Artikelumfang oder die Zusammensetzung nach Rx, OTC und HP verändert hat, bevor Sie eine Konditionswirkung vermuten. Formulieren Sie Ihre Aussage eng: „Der Gesamtumsatz ist ähnlich“ ist belastbarer als „Der Einkauf ist unverändert“.

Welche Unterlagen müssen für einen Zeitraumvergleich vollständig vorliegen?

Prüfen Sie für jeden Zeitraum, welche Belegarten verfügbar sind, etwa Tages-, Monats- und Gutschriftsbelege, und ob offene Dokumentbezüge oder fehlende Unterlagen bekannt sind. Halten Sie außerdem fest, welche Vereinbarungen für den jeweiligen Zeitraum hinterlegt wurden. Fehlt in einer Periode ein Teil der Belege, ist die Ausgangsbasis nicht vergleichbar. Vermerken Sie solche Lücken direkt bei Ihrer Gegenüberstellung.

Wie gehe ich mit unterschiedlich langen Zeiträumen im Vergleich um?

Unterschiedliche Periodenlängen verändern die Ausgangsbasis eines Vergleichs. Vergleichen Sie möglichst gleichartige Ausschnitte und halten Sie Beginn und Ende jedes Zeitraums eindeutig fest. Lässt sich ein Unterschied in der Länge nicht vermeiden, vermerken Sie ihn sichtbar bei Ihrer Gegenüberstellung. So erkennt auch eine später lesende Person, weshalb ein Ergebnis nur vorläufig eingeordnet wurde. Gleiches gilt für fehlende Unterlagen oder eine geänderte Vereinbarung.

Erklärt ein Unterschied zwischen zwei Einkaufsmonaten bereits seine Ursache?

Nein. Aus einem Unterschied zwischen zwei Zeiträumen ergibt sich noch nicht, warum er entstanden ist. Unterscheiden Sie zunächst, ob Sie eine Menge, einen Wert oder eine Konditionsangabe betrachten, denn eine veränderte Packungszahl beantwortet eine andere Frage als ein veränderter Umsatz. Die zugehörigen Belege und Vereinbarungen helfen, die Frage einzugrenzen. Notieren Sie, welche Veränderung sichtbar ist und welche Erklärung noch fehlt.

Gehören Artikelangebote an Apotheken in den Vergleich meiner Einkaufszeiträume?

Nein. Der Zeitraumvergleich betrifft Ihren eigenen Einkauf bei Vollsortimentern. Artikelangebote, die Sie Apotheken über die Angebotsdatei bereitstellen, gehören zu einer anderen Geschäftsbeziehung mit eigenen Ausgangsdaten. Halten Sie beide Perspektiven getrennt, damit Einkaufsbelege, hinterlegte Einkaufsvereinbarungen und Angebotsdaten nicht vermischt werden. Für den Einkauf bereitet apoprüfung im gebuchten Belegabruf die Auswertungen zur Rechnungs- und Konditionsprüfung auf.

Wie halte ich Ergebnisse eines Zeitraumvergleichs für das Team fest?

Notieren Sie in Ihrer internen Arbeitsablage, welche Veränderung aus der Gegenüberstellung hervorgeht, welche Größe betrachtet wurde und welche Erklärung noch fehlt. Ergänzen Sie die konkreten Belegreferenzen. Vereinbaren Sie, wer offene Punkte klärt und wann der Vergleich erneut besprochen wird. Ergänzende Antworten legen Sie bei den ursprünglichen Unterlagen ab. Die Vergleichsnotiz erstellen Sie mit Ihren vorhandenen Arbeitsmitteln.