Einkaufskonditionen Ihrer Großhandlung prüfen

Die Vereinbarung zum Einkaufszeitraum zuordnen

Wenn Ihre Großhandlung bei Vollsortimentern einkauft, bilden deren Belege und Ihre hinterlegten Konditionen die Grundlage des Vergleichs. Achten Sie darauf, dass die Vereinbarungen zum geprüften Zeitraum passen. Apoprüfung stellt die abgerufenen Dokumente und die Konditionsauswertung bereit, damit Sie die Umsetzung Ihrer Einkaufskonditionen konkret betrachten können.

Gesamtnachlässe und Warenbereiche unterscheiden

Die Konditionsprüfung gliedert Nachlässe nach Rx, OTC und HP und zeigt Unterschiede im Gesamtnachlassbetrag. So können Sie erkennen, welcher Warenbereich eine Rückfrage auslöst. Das ist hilfreich, wenn Ihre Geschäftsbeziehung mehrere Konditionsbestandteile umfasst und eine reine Betrachtung des Endbetrags die Auffälligkeit nicht ausreichend erklärt.

Skontodifferenzen mit den Belegen abgleichen

Für den Skontoabgleich werden die Großhandelsbeträge den anhand der hinterlegten Angaben ermittelten Werten gegenübergestellt. Betrachten Sie eine Differenz gemeinsam mit der Vereinbarung, dem Abrechnungszeitraum und den zugehörigen Belegen. Gegebenenfalls erklärt eine Gutschrift einen Teil des Vorgangs. Die Auswertung zeigt Ihnen, wo Sie diese Prüfung ansetzen können.

Ihre Lieferantengespräche gezielt vorbereiten

Formulieren Sie aus den Ergebnissen konkrete Rückfragen: Welcher Konditionsbestandteil betrifft den Vorgang? Welcher Betrag wird ausgewiesen? Welche Unterlage ist maßgeblich? Mit dem Belegexport können Sie die Dokumente für die weitere Bearbeitung bereitstellen. So unterstützt apoprüfung die regelmäßige Kontrolle Ihrer Einkaufsbeziehungen und die Vorbereitung sachlicher Konditionsgespräche.

Welche Funktion brauche ich für den Konditionsabgleich?

Die Konditionsprüfung ist im Belegabruf enthalten, den Ihre Großhandlung je unterstütztem Vollsortimenter bucht. Den Umfang erläutern die Funktionen für Pharmagroßhandlungen.

Passend dazu

• Den eigenen Wareneinkauf transparent machen
• Einkaufsabrechnungen gezielt nachvollziehen

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Die gültige Arbeitsgrundlage im Team benennen

Für eine nachvollziehbare Durchsicht muss erkennbar sein, auf welchen Lieferanten, welchen Zeitraum und welche Vereinbarung sich eine Frage bezieht. Stimmen Sie intern ab, wer die dazugehörigen Unterlagen bereitstellt und fachliche Rückfragen beantworten kann. Die Person, die Belege zusammenträgt, muss nicht dieselbe sein, die Vereinbarungen mit dem Lieferanten betreut.

Vermeiden Sie, eine ältere Arbeitskopie ohne Abgleich als gültige Grundlage zu verwenden. Wenn der maßgebliche Stand unklar ist, halten Sie dies als offene Frage fest. Eine nachträgliche Klärung lässt sich dann gezielt dem betroffenen Vorgang zuordnen.

Rückfragen mit einem klaren Ziel formulieren

Beschreiben Sie zunächst, welchen Zusammenhang Sie nachvollziehen möchten. Benennen Sie anschließend die betroffenen Belegreferenzen und die dazugehörige Vereinbarung, soweit sie bekannt ist. Dadurch wird deutlich, ob eine Unterlage fehlt, ein Dokumentbezug unklar ist oder die Einordnung eines ausgewiesenen Werts besprochen werden soll.

• Welcher Sachverhalt ist aus den Unterlagen bereits erkennbar?
• Welche konkrete Information wird noch benötigt?
• Wer wurde dazu bereits kontaktiert?
• Welche Antwort oder Ergänzung steht noch aus?

Eine offene Rückfrage ist noch kein bestätigtes Ergebnis. Dokumentieren Sie deshalb auch nach einem Gespräch, was tatsächlich geklärt wurde und welche Punkte weiterhin offen bleiben.

Nach der Klärung den Vorgang vervollständigen

Ordnen Sie eingehende Antworten und ergänzende Dokumente den ursprünglichen Belegen zu. Aktualisieren Sie die internen Notizen, damit eine Vertretung nicht mit einem überholten Stand weiterarbeitet. Falls eine Gutschrift oder eine weitere Unterlage angekündigt wurde, bleibt deren Eingang ein gesonderter Punkt für die Wiedervorlage.

Wie Sie Zuständigkeiten und den Bearbeitungsstand für andere Personen verständlich festhalten, beschreibt die Arbeitshilfe Offene Belegfragen im Einkauf übergeben. Sie ergänzt die Auswertungsgrundlage um eine organisatorische Routine im Team.

Mehrere Einkaufszeiträume betrachten

Lesen Sie, wie Sie beim Vergleich verschiedener Einkaufszeiträume Belegumfang und hinterlegte Vereinbarungen nachvollziehen.

Praxisfall: Die Vereinbarung ändert sich während des Monats

Wird eine Einkaufskondition innerhalb eines Abrechnungszeitraums geändert, kann ein pauschaler Vergleich des gesamten Monats irreführen. Halten Sie zunächst fest, ab wann die neue Vereinbarung gilt und auf welche Vorgänge sie sich bezieht. Maßgeblich sind die tatsächlichen Unterlagen, nicht allein das Datum, an dem die Änderung intern erfasst wurde.

Prüfen Sie, ob die hinterlegten Angaben die betrachtete Konstellation abbilden. Ist das nicht eindeutig, klären Sie die Grundlage, bevor Sie eine ausgewiesene Differenz als Fehlberechnung bewerten. Die Softwareauswertung ersetzt an dieser Stelle nicht die Kenntnis einer ergänzenden Vereinbarung.

• Welche alte und neue Regelung liegen schriftlich vor?
• Welche Belege berühren den Übergang?
• Gibt es dazu eine gesonderte Korrektur oder Gutschrift?
• Welche Frage bleibt nach dem Dokumentenabgleich offen?

Übertragen Sie einen für diese Übergangsphase geklärten Sachverhalt nicht ungeprüft auf andere Monate. Der Beitrag zum Vergleich von Einkaufszeiträumen hilft, unterschiedliche Ausgangsbedingungen sichtbar zu halten.

Häufige Fragen: Einkaufskonditionen Ihrer Großhandlung prüfen

Wie kontrolliert eine Pharmagroßhandlung Rabatte und Skonto ihrer Lieferanten?

Grundlage sind die Belege der Vollsortimenter, bei denen Ihre Großhandlung einkauft, und Ihre hinterlegten Konditionen. apoprüfung ruft die Dokumente ab und stellt eine Konditionsauswertung bereit. Sie zeigt Unterschiede im Gesamtnachlassbetrag, gegliedert nach Rx, OTC und HP, sowie einen Skontoabgleich. Achten Sie darauf, dass die hinterlegten Vereinbarungen zum geprüften Zeitraum passen. Rechnerische Abweichungen sind Ansatzpunkte für Ihre weitere Prüfung.

Warum werden Nachlässe nach Rx, OTC und HP getrennt ausgewertet?

Die Gliederung nach Rx, OTC und dem Hochpreisbereich HP zeigt, welcher Warenbereich einen Unterschied im Gesamtnachlassbetrag verursacht. Das ist besonders hilfreich, wenn Ihre Geschäftsbeziehung mehrere Konditionsbestandteile umfasst. Eine reine Betrachtung des Endbetrags erklärt eine Auffälligkeit dann oft nicht ausreichend. Mit der Aufteilung können Sie Ihre Rückfrage gezielt auf den betroffenen Bereich und die zugehörige Vereinbarung ausrichten.

Wodurch kann eine Skontodifferenz in der Auswertung entstehen?

Beim Skontoabgleich werden die Beträge des Großhandels den anhand Ihrer hinterlegten Angaben ermittelten Werten gegenübergestellt. Betrachten Sie eine Differenz immer zusammen mit der Vereinbarung, dem Abrechnungszeitraum und den zugehörigen Belegen. Möglicherweise erklärt eine Gutschrift einen Teil des Vorgangs, oder die hinterlegten Angaben passen nicht zum betrachteten Zeitraum. Die Auswertung zeigt Ihnen, wo die Prüfung ansetzen sollte.

Ist eine ausgewiesene Konditionsdifferenz automatisch ein Fehler des Lieferanten?

Nein. Eine rechnerische Differenz ist ein Prüfpunkt, kein bestätigtes Ergebnis. Die Auswertung beruht auf den verfügbaren Belegen und Ihren hinterlegten Angaben. Eine ergänzende Vereinbarung, eine nachträgliche Korrektur oder eine Gutschrift kann den Vorgang erklären. Klären Sie deshalb zuerst die maßgebliche Grundlage, bevor Sie eine Differenz als Fehlberechnung bewerten. Die Softwareauswertung ersetzt nicht die Kenntnis aller vereinbarten Regelungen.

Was tun, wenn sich eine Einkaufskondition mitten im Abrechnungsmonat ändert?

Ein pauschaler Vergleich des ganzen Monats kann dann irreführen. Halten Sie fest, ab wann die neue Vereinbarung gilt und auf welche Vorgänge sie sich bezieht; maßgeblich sind die tatsächlichen Unterlagen, nicht das Datum der internen Erfassung. Prüfen Sie, ob die hinterlegten Angaben diese Konstellation abbilden, welche Belege den Übergang berühren und ob es eine gesonderte Korrektur oder Gutschrift gibt. Übertragen Sie das Ergebnis nicht ungeprüft auf andere Monate.

Wie bereite ich ein Konditionsgespräch mit meinem Vollsortimenter vor?

Formulieren Sie aus den Auswertungsergebnissen konkrete Rückfragen: Welcher Konditionsbestandteil ist betroffen, welcher Betrag wird ausgewiesen und welche Unterlage ist maßgeblich? Benennen Sie die Belegreferenzen und die zugehörige Vereinbarung. Mit dem Belegexport stellen Sie die Dokumente für das Gespräch bereit. Dokumentieren Sie nach dem Gespräch, was tatsächlich geklärt wurde und welche Punkte offen bleiben.

Muss die Konditionsprüfung für Großhandlungen zusätzlich gebucht werden?

Nein. Die Konditionsprüfung ist im Belegabruf enthalten, den Ihre Großhandlung je unterstütztem Vollsortimenter bucht. Zum Belegabruf gehören außerdem die Beleg- und die Rechnungsprüfung. Die Angebotsdatei für Ihr Geschäft mit Apotheken ist davon getrennt und separat buchbar. Den Leistungsumfang erläutert die Funktionsübersicht für Pharmagroßhandlungen, die Abrechnung der Funktionen die Seite /preise.